Sobre o trabalho Secretario/a Administrativo/a de Despacho
Desde LUZA Group buscamos incorporar un/a Secretario/a Administrativo/a de Despacho para un importante despacho de abogados.
Buscamos una persona organizada, proactiva, resolutiva y con orientación al servicio, que dé apoyo a los distintos departamentos administrativos del despacho y, especialmente, al equipo de abogados y secretariado en las tareas del día a día.
Se trata de una posición polivalente y transversal, en la que la persona incorporada colaborará con diferentes áreas del despacho, prestando apoyo en funciones de secretariado, administración, recepción y gestión de prefacturación, así como cubriendo puntualmente otras necesidades del equipo.
¿Cuáles serán tus funciones?
- Secretariado y soporte administrativo al equipo de abogados, dando apoyo en la gestión de sus necesidades del día a día.
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Gestión y organización de documentación física y digital.
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Organización de agendas, reservas de salas y apoyo en la coordinación de reuniones.
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Atención y preparación de salas para reuniones internas y visitas de clientes.
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Gestión y desvío de llamadas telefónicas.
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Recepción y atención de visitas cuando sea necesario.
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Apoyo en la gestión de mensajería, paquetería y correspondencia.
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Preparación de documentación y material de soporte para reuniones y eventos.
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Apoyo en la gestión de prefacturación, incluyendo:
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Alta y actualización de clientes, asuntos y expedientes en la herramienta de gestión.
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Introducción y actualización de datos.
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Subida y gestión de documentación en la herramienta.
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Revisión de información y documentación necesaria para la prefacturación.
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Apoyo en el seguimiento de los procesos administrativos vinculados a la facturación.
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Gestión y actualización de bases de datos y herramientas internas.
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Colaboración con los distintos departamentos administrativos del despacho.
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Apoyo y sustitución puntual de otras posiciones de soporte, especialmente en situaciones de ausencia, vacaciones o picos de trabajo, incluyendo recepción y administración.
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Apoyo general en otras tareas administrativas necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del despacho.
Requisitos
- Valorable formación en Administración, Secretariado, Gestión Administrativa o similar.
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Experiencia previa en puestos de secretariado, administración o recepción.
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Buen manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Microsoft Office.
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Capacidad para trabajar con herramientas y plataformas de gestión.
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Persona organizada, metódica y con atención al detalle.
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Buenas habilidades de comunicación y trato profesional.
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Actitud colaborativa, proactiva y orientada al servicio.
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Capacidad para trabajar en equipo y gestionar varias tareas simultáneamente.
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Flexibilidad y polivalencia para asumir diferentes funciones según las necesidades del despacho.
Valoraremos
- Experiencia previa en despachos de abogados, despachos profesionales, asesorías o entornos corporativos.
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Experiencia realizando secretariado para abogados o profesionales.
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Experiencia en prefacturación, facturación o gestión administrativa de expedientes.
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Experiencia con herramientas de gestión de despachos.
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Nivel de inglés para atención telefónica y recepción de visitas.
¿Qué ofrecemos?
- Incorporación a un despacho consolidado y de reconocido prestigio.
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Entorno profesional, dinámico y colaborativo.
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Posición estable y con una visión transversal del funcionamiento del despacho.
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Posibilidad de aprendizaje y desarrollo dentro del área administrativa y de secretariado.
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Formación continua.
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Salario: 19.000 € brutos anuales.
¡Estamos deseando conocerte!