Rechte Hand des Executive Directors Digital World & AI — mit echter Verantwortung für Business Development, Projekte und Umsetzung. Kein klassischer Assistenzjob.
Worum es geht
ULTRAVIEW entwickelt digitale Geschäftsmodelle an der Schnittstelle von KI, Video, Plattform und Vertrieb. In unseren Bereichen Digital World und AI entstehen neue Produkte, digitale Experiences und skalierbare Lösungen für Unternehmen.
Deine Rolle dabei: Du schaffst Fokus, entwickelst Geschäftschancen weiter und sorgst dafür, dass aus Ideen, Kontakten und Entscheidungen konkrete nächste Schritte werden.
Aufgabenbereiche
Fünf Schwerpunkte — der kommerzielle Teil überwiegt.
EXECUTIVE
OPERATIONS
Du hältst die Agenda zusammen.
Du strukturierst Prioritäten, offene Punkte, Termine und Entscheidungen, bereitest Meetings vor und nach und sorgst dafür, dass Wichtiges nicht im Tagesgeschäft untergeht.
BUSINESS
DEVELOPMENT
Du machst aus Kontakten nächste Schritte.
Du recherchierst Märkte, Unternehmen und Partner, qualifizierst Leads, bereitest Erstkontakte, Pitches und Angebote vor und pflegst die Sales-Pipeline im CRM konsequent nach.
PROJEKT- &
STAKEHOLDER-
MANAGEMENT
Du bringst Menschen und Themen zusammen.
Du koordinierst Initiativen über Produkt, Entwicklung, Vertrieb, Marketing und externe Partner hinweg — in ClickUp, mit klaren Verantwortlichkeiten und Deadlines.
ENTSCHEIDUNGS-
VORLAGEN &
REPORTING
Du reduzierst Komplexität.
Du erstellst Präsentationen, Business Cases, Analysen, KPI-Reportings und Management-Updates so, dass Entscheidungen schnell und fundiert getroffen werden können.
OWNERSHIP
Du übernimmst Arbeitspakete selbst.
Wenn ein Thema klar ist, treibst du es eigenständig bis zum Ergebnis. Klassische Assistenzaufgaben wie Termine, Reisen und Meetingorganisation gehören dazu — aber sie definieren die Rolle nicht.
Qualifikationen
Das bringst du mit
– Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Executive Assistance, Assistenz der Geschäftsführung, Projektmanagement, Business Operations, Consulting, Sales Support oder Business Development.
– Du denkst zwei Schritte voraus, arbeitest strukturiert und erkennst selbst, was als Nächstes passieren muss.
– Du erfasst komplexe Informationen schnell, priorisierst sicher und bereitest sie prägnant für Entscheidungen auf.
– Du bist kommerziell neugierig und entwickelst Kunden, Partner und neue Geschäftsmöglichkeiten systematisch weiter.
– Du kommunizierst professionell und verbindlich — und hältst freundlich, aber konsequent nach.
– Du arbeitest eigenständig, diskret und zuverlässig. Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel) beherrschst du sicher.
– Sehr gutes Deutsch (C1/C2) und gutes Englisch (ab B2) in Wort und Schrift.
Schön, aber kein Muss
– Erfahrung mit ClickUp (unser Projekttool) oder vergleichbaren Systemen wie Asana, Notion oder Jira sowie mit CRM-Tools (z. B. HubSpot, Salesforce, Pipedrive).
– Du nutzt KI-Tools wie Claude oder ChatGPT bereits produktiv im Arbeitsalltag — bei uns gehören sie zum Standard-Werkzeugkasten.
– Erfahrung im digitalen Umfeld: SaaS, Plattform, Medien, Video, Agentur oder Start-up.
– Abgeschlossenes Studium (z. B. BWL, Wirtschaftspsychologie, Kommunikation) oder kaufmännische Ausbildung.
Dein bisheriger Jobtitel ist für uns zweitrangig. Executive Assistance, Assistenz der Geschäftsführung, Projektmanagement, PMO, Consulting, Business Operations, Chief of Staff, Sales Support oder Business Development können sehr gut passen. Entscheidend sind Ownership, Tempo und Urteilsvermögen.
Du erfüllst nicht jeden Punkt? Bewirb dich trotzdem. Wir stellen nach Potenzial ein, nicht nach Checkliste.
Die Rolle passt zu dir, wenn du lieber sagst
„Ich habe das Thema geprüft. Das sind die relevanten Informationen. Ich sehe drei Optionen — und den nächsten Schritt habe ich bereits vorbereitet."
… statt: „Was soll ich als Nächstes machen?"