Executive Assistant (100%) | Hedge Fund
Im Auftrag eines etablierten, international tätigen Hedge Funds suchen wir für den Zürcher Standort eine erfahrene Executive Assistant.
Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in London, verwaltet Vermögen in Milliardenhöhe und ist weltweit an mehreren Standorten präsent.
In dieser Rolle unterstützen Sie den Head Portfolio Management und sein erweitertes Team. Dabei behalten Sie den Überblick, denken mit und setzen Prioritäten sicher.
Sie arbeiten in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen, einem vielseitigen Aufgabenbereich und übernehmen dabei viel Eigenverantwortung.
Ihre Aufgaben
- Sie koordinieren und organisieren interne und externe Meetings – reibungslos und vorausschauend
- Sie planen proaktiv den Kalender des Investmentteams und setzen dabei die richtigen Prioritäten
- Sie organisieren nationale und internationale Geschäftsreisen
- Sie behalten Corporate-Access-Aktivitäten und Brokerkontakte im Griff und dokumentieren diese zuverlässig
- Sie erstellen, reichen ein und kontrollieren Spesenabrechnungen
- Sie unterstützen bei Bedarf das Office Management im Tagesgeschäft
- Sie empfangen Gäste professionell und organisieren Sitzungszimmer sowie Catering
- Sie sorgen dafür, dass sämtliche administrativen Abläufe rund laufen
Was Sie mitbringen
- Mehrjährige Erfahrung (mind. 5 Jahre) als Executive Assistant oder Senior Assistant – idealerweise aus dem Finanzumfeld (Bank, Family Office, Vermögensverwaltung, Investmentfirma)
- Erfahrung in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten
- Eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und exzellentes Organisationstalent
- Diskretion und einen souveränen Umgang mit vertraulichen Informationen
- Kommunikationsstärke und ein gewinnendes, professionelles Auftreten
- Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse sind für diese Position zwingend erforderlich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Verantwortungsbewusstsein, hohen Qualitätsanspruch und eine echte Hands-on-Mentalität
- Freude am Austausch mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen – vom Portfolio Manager bis zum Senior Management
- Von Vorteil: sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Copilot oder Claude
Klingt nach Ihrer nächsten Herausforderung?
Werden Sie Teil eines internationalen Teams, das Wert auf Professionalität, Vertrauen und Zusammenarbeit auf Augenhöhe legt. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!